Programação
1. AÇÃO ADMINISTRATIVA
A história da humanidade permite verificar que todas as ações dos homens, seus empreendimentos e atividades são desenvolvidos não por indivíduos isolados, mas através de um esforço conjunto e de cooperação. Sua atividade é, portanto, predominantemente social.
O administrador exerce papel fundamental e de primordial importância para a tomada de decisões na empresa.
Toda atividade conjunta se propõe a atingir seus objetivos da melhor maneira possível e com o mínimo de custo em tempo, trabalho e dinheiro. Para que isso ocorra, é necessário que tal atividade - tenha ela objetivos comerciais, culturais, religiosos ou políticos - seja dirigida e coordenada. de modo que o esforço e a ação de cada elemento resulte num final homogêneo. que permita que sejam atingidos os objetivos propostos.
Administração é a atividade de dirigir, comandar e coordenar atividades próprias ou alheias, públicas ou privadas.
Qualquer que seja a atividade desempenhada por uma entidade, tenha ela finalidades comerciais. culturais. assistenciais ou qualquer outra, é necessário que seja dirigida, controlada e comandada, através da Administração, para que seus objetivos sejam plenamente atingidos.
2. A CIÊNCIA DA ADMINISTRAÇÃO
A pesquisa sistemática em torno dos princípios e técnicas da administração e organização de uma empresa é bastante recente, datando aproximadamente do início do século. O interesse por sua aplicação e a consciência de sua necessidade são mais recentes ainda. tendo crescido mais ou menos a partir da crise econômica de 1929, com a quebra da Bolsa de Nova York.
Apesar de toda a controvérsia a respeito do assunto, pode-se dizer que a Administração é um estudo de caráter científico e baseado na pesquisa, embora seja uma ciência relativamente nova.
3. AS FUNÇÕES DA ADMINISTRAÇÃO
A administração de uma empresa compreende diversas funções, que passaremos a examinar, seguindo a classificação mais corrente:
⦁ previsão - corresponde à fixação de metas. objetivos e prazos gerais;
⦁ planejamento - refere-se à parte prática e executiva da previsão e consiste na consolidação da previsão em planos e programas;
⦁ organização - corresponde à criação e disposição dentro da empresa de diversos setores, departamentos, seções ou divisões internas, e atribuição das diversas funções que cada um desempenhará, de forma que se obtenha um todo harmônico:
⦁ controle - tem como função garantir o cumprimento dos planos e programas estabelecidos, bem como corrigir os eventuais desvios de orientação;
⦁ coordenação - refere-se à articulação das diversas atividades num conjunto em que umas complementem as outras;
⦁ racionalização - a sua aplicação norteia-se pelo uso da razão e pela adoção de meios eficazes durante a ação administrativa.
3.1. Organização, função essencial do administrador
Embora todas as funções administrativas já citadas se inter-relacionem, uma vez que o administrador, ao organizar, está ao mesmo tempo dirigindo, coordenando ou controlando as atividades da empresa, pode-se dizer que a tarefa da organização se sobressai particularmente.
Como afirmou Henry Fayol, um dos pioneiros da ciência administrativa, organizar é fazer da empresa um organismo, um todo que funcione organicamente, com os diversos órgãos, departamentos ou setores, integrando-se harmonicamente.
Um exemplo da necessidade de integração que deve haver entre os setores de uma empresa está nos quadros abaixo. Através deles. você acompanhará a rotina de trabalho no almoxarifado, setor das empresas encarregado da guarda e controle de materiais em geral, particularmente dos materiais de consumo.
o almoxarifado tem, entre outras funções, que registrar a entrada e saída de materiais, realizar sua conferência, controlar as requisições e o estoque. No desempenho dessas funções, o almoxarifado se inter-relaciona com outros setores da empresa, como o Setor de Compras, Setor de Tesouraria, Setor de Contabilidade.
Determinar a estrutura e o funcionamento desse conjunto de setores da empresa. de maneira a tornar suas funções mutuamente complementares, corresponde à organização.
Ao organizar uma empresa, o administrador deve levar em conta:
⦁ as metas, os planos e programas propostos cm função dos objetivos essenciais da empresa;
⦁ as atividades, os serviços e as rotinas para executar esses planos e programas, para que os objetivos sejam satisfatoriamente atingidos;
⦁ a melhor distribuição possível dessas atividades e desses serviços em termos de recursos humanos, equipamentos e materiais disponíveis;
⦁ a distribuição de autoridade e responsabilidade para cada órgão ou setor da empresa;
⦁ a rede de interação entre esses órgãos, fixando os fluxos de informação e autoridade entre eles.
3.2. Racionalização, princípio geral da administração
Três conceitos básicos norteiam a atuação do administrador numa empresa: a administração propriamente dita, a organização e a racionalização. Os dois primeiros foram abordados nos seus aspectos fundamentais. Vejamos, agora, no que consiste a racionalização.
Racionalização corresponde à ação de submeter um conjunto de fatos, atividades ou processos às leis da razão, tornando-o racional em termos dos meios mais eficazes, rápidos e eficientes para atingir determinados fins.
Nos próximos capítulos, quando estudarmos os princípios fundamentais da ação administrativa e organizativa, poderemos verificar que, de certa forma, todos eles podem ser resumidos sob o conceito de racionalização. Toda ação administrativa, visando ao melhor aproveitamento possível dos fatores da produção, para que os objetivos propostos sejam atingidos com o mínimo de custos, é, em última análise, a racionalização das atividades desenvolvidas numa empresa.
Prova disso é a crescente introdução, nas empresas. de setores responsáveis por Organização e Métodos*, em que o conceito de racionalização norteia toda sua atividade.
Atividades
- Receber uma nota
Leitura complementar
COMO SOLUCIONAR PROBLEMAS DA DIRETORIA
Realiza-se um diagnóstico na empresa e constata-se que um grande número de funcionários de todos os níveis reclama da falta de comunicação e da má comunicação: as pessoas sentem-se desinformadas. confusas, alheias aos acontecimentos, perdidas e apáticas.
Do topo à base da pirâmide hierárquica todos sentem que há algo errado. Os chefes acham os subordinados desinteressados e estes acham aqueles fechados e distantes; os colegas não colaboram entre si; os departamentos formam fundos inexpugnáveis e os comportamentos predominantes são artificiais, não cooperativos; cada um parece insensível às necessidades dos outros.
Onde está o problema? A experiência mostra que está na sala da diretoria. E sua base fundamental é o medo irracional e injustificado que os diretores têm de abrir as portas da gerência participava e perder o controle ela empresa. Os diretores têm poder e, por meio ele suas atitudes e do exemplo, dão o tom dos comportamentos comunicativos dentro da organização - e só eles podem de fato ser responsabilizados quando o clima não é o ideal.
Quantos diretores reconhecem que são a raiz de um problema qualquer? Não seria mais fácil achar culpados mais embaixo na hierarquia, evitando assim ter de passar por um processo de mudança de pessoal? Tudo isso são grandes problemas.
Frequentemente notamos que funcionários bem-intencionados já tentaram falar a verdade aos diretores ou ao diretor (às vezes o problema é o chefão, o Chief Executive Officer - o CEO -como dizem os americanos), mas por meio de uma veemente negação da verdade, direta ou indireta, o chefe colocou esses funcionários no devido lugar e ficou o dito por não dito.
Há sempre o funcionário que insiste em ser verdadeiro, em fazer valer o salário que recebe, e em apontar algo que esteja errado e contra os interesses da empresa ou do próprio chefe.
Alguns são demitidos por se tornarem chatos, mas demiti-los não resolve o problema de modo algum, e mais cedo ou mais tarde o diretor lerá de olhar no espelho e buscar soluções verdadeiras para os problemas da empresa.
Se há algo que pode trazer alívio à um diretor é resolver os problemas de comunicação da empresa - mas nem sempre há essa consciência. Só quando o diretor percebe que o medo da comunicação vem dele próprio, e que a abertura não provoca o caos, é que começa a melhorar a emissão e recepção de mensagens na linha vertical. Isso altera o quadro de apatia e ele passa a contar com mais apoio para as suas metas.
Descobre que os outros são capazes de colaborar, de ter boas idéias, de aceitar responsabilidades e desafios, mesmo que esses outros não sejam ele. Sente alívio em seu estresse, pois percebe que não está sozinho e que nem mesmo precisa ser distante, formal e artificial para sustentar seu poder; pode ser autêntico, sorrir, abrir-se, confessar seus medos... e, com tudo isso, tornar-se ainda mais forte e capaz.
A vida fica mais fácil para ele e para os outros.
Um quadro de má comunicação sedimentado em uma empresa requer uma solução sistêmica. Dos diretores é imprescindível vontade de resolver e aceitação da mudança pessoal. A partir daí, deve-se atacar pontos fundamentais associados às dificuldades de comunicação.
A cultura, por exemplo, que é a maneira de sentir, pensar e agir da comunidade. Essa tem de ser atacada com treinamento conceitual e com atitude.
Veículos e mecanismo de comunicação interna também precisam ser revistos e repensados e, frequentemente, é necessário criar instrumentos de aproximação entre diretores e a base da pirâmide. Enfim, um bom diagnóstico mostra onde estão os problemas e quais são as soluções.
Para realizar tudo isso é importante pedir ajuda a um consultor externo. Ele agirá como bobo da corte, aquele que percebe com maior clareza o que está ocorrendo e fala a verdade, sem risco de perder o emprego.
Ausente da cultura e das competições da empresa, sugerirá uma estratégia de mudança e também instrumentos que façam com que essa mudança seja a mais rápida e menos traumática possível.
Agirá também como uma espécie de amortecedor nos eventuais conflitos que já existem e estão camuflados e que mais cedo ou mais tarde deverão aflorar, para que a empresa pegue o caminho da eficácia.
Tudo isso parece complicado, mas não é. Havendo boas intenções no topo o resto se revolve com grande facilidade. Vale sempre a pena, pois com problemas de comunicação como é que uma empresa pretende chegar ao mundo da hiper competição que aí está?
ROSA. José Antônio. O Estado de S. Paulo. Caderno de Empresas. 12/08/1997.